Les notes de frais demeurent un élément central dans le quotidien professionnel. La question de la prescription associée à ces documents revêt une importance particulière. Cet article vise à clarifier les contours juridiques liés à la prescription des notes de frais.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
La note de frais est un document émis par un salarié afin de demander le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise (avec justificatifs). Ces dépenses, peuvent inclure des frais de déplacement, d'hébergement, de repas, ou encore des frais divers nécessaires à l'exercice de l'activité professionnelle.
La prescription applicable aux notes de frais (2 ans)
Avant toute chose, il convient de préciser deux spécificités :
Le délai de prescription de droit commun n'est pas applicable, seuls le sont ceux prévus par le code du travail ;
Un frais professionnel n'a pas la nature de salaire. La prescription triennale y afférente est donc exclue (contrairement à ce que l'on peut généralement lire).
Ainsi et dans la mesure où le paiement d'un frais et sa demande de remboursement relèvent de l'exécution du contrat de travail, c'est le délai relatif aux demandes afférentes à son exécution qu'il convient d'appliquer.
Soit deux ans, en application de l'article L1471-1 du code du travail :
"Toute action portant sur l'exécution du contrat de travail se prescrit par deux ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer son droit. (...)"
Ce que confirme la Cour de cassation (Cass. soc., 20 nov. 2019, n° 18-20.208 ; Cass. soc., 1er mars 2023, n° 21-23.794).
Attention toutefois à respecter la politique de remboursement fixée par l'entreprise
L'employeur peut fixer sa politique de remboursement de frais professionnels.
Il peut ainsi fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement.
Passé le délai fixé, il n'est alors pas tenu de rembourser les frais (voir dernièrement Cass. soc., 29 sept. 2009, n° 07-45.722) :
"Attendu que pour accueillir la demande du salarié au titre du remboursement de frais pour l'année 2001 et pour la période janvier à juillet 2002 ainsi que septembre 2002, l'arrêt retient que la société Standard Industrie n'est pas fondée à prétendre que ces frais ne sont pas susceptibles d'être comptabilisés puisqu'étant afférents à une période ancienne ;
Qu'en statuant ainsi, sans tenir compte de la note de service du 24 mars 2000 ayant fixé à un mois le délai pour produire les justificatifs de frais professionnels, la cour d'appel a privé sa décision de base légale au regard du texte susvisé ;"
Dans une telle situation, le salarié qui saisirait le conseil de prud'hommes ne serait pas prescrit, mais serait, sauf exceptions, débouté de sa demande.
En conclusion, retenons que la prescription applicable aux frais professionnels est de 2 ans.